Olá, amigos!

A emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um processo essencial para muitas empresas no Brasil. No entanto, o que acontece quando a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) fica indisponível? Para evitar impactos negativos no fluxo de trabalho, é importante entender o conceito de contingência NF-e e como utilizá-la corretamente. Neste artigo, explicamos o que é contingência e detalhamos o passo a passo para implementar essa solução de forma eficiente.

O que é a contingência NF-e?

A contingência NF-e é um recurso que permite a emissão de notas fiscais mesmo quando a conexão com a SEFAZ está indisponível. Isso ocorre em situações como:

• Falhas no sistema da SEFAZ;
• Problemas de conexão com a internet;
• Instabilidades no ambiente nacional ou estadual.

Em vez de interromper o faturamento e o envio de mercadorias, a contingência possibilita que a empresa continue operando. Os dados das notas fiscais são registrados localmente e transmitidos à SEFAZ posteriormente, quando o sistema voltar à normalidade.

Modos de operação em contingência

Existem diferentes formas de contingência previstas para a emissão de NF-e, incluindo:

1. Contingência Offline (DANFE Simplificado): Permite a emissão e impressão da NF-e sem a autorização prévia da SEFAZ. É a opção mais usada em emergências.
2. SCAN (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional): Uma alternativa menos utilizada, substituída pela SVC (Sistema de Contingência Virtual).
3. SVC (Sistema de Contingência Virtual): Ocorre quando outra Sefaz assume a responsabilidade pelo processamento.
4. EPEC (Evento Prévio de Emissão em Contingência): Envia informações mínimas sobre a operação para evitar problemas fiscais.

Cada modalidade possui regras específicas, mas a escolha depende da situação e da infraestrutura da empresa.

Passo a passo para usar a contingência NF-e

Abaixo, detalhamos o processo para ativar e utilizar a contingência sem comprometer o dia a dia da sua operação:

1. Identifique a indisponibilidade

Verifique se o problema está realmente na SEFAZ e não em sua própria conexão. Consulte o status da SEFAZ no portal oficial ou use o monitoramento de seu software emissor de NF-e.

2. Escolha o modo de contingência

Defina o tipo de contingência mais adequado para a situação. Na maioria dos casos, a contingência offline é a solução mais prática.

3. Configure o sistema emissor

Acesse as configurações do seu software de emissão de NF-e e habilite o modo de contingência escolhido. No nosso sistema SysFAT basta entrar em contato conosco para que possamos ativar essa opção, pois ela está disponível nas configurações avançadas do sistema.

4. Emita as NF-e em contingência

• Gere as notas fiscais normalmente, preenchendo todas as informações exigidas.
• Imprima o DANFE com a indicação de que foi emitido em contingência (essa informação deve constar no cabeçalho do documento).

5. Envie as notas fiscais posteriormente

Assim que a conexão com a SEFAZ for restabelecida:

• Transmita as NF-e emitidas em contingência ao sistema da SEFAZ.
• Verifique se todas foram autorizadas e regularizadas no sistema.

6. Armazene as notas fiscais corretamente

Guarde as notas fiscais e DANFEs conforme a legislação vigente. Lembre-se de manter os arquivos XML organizados para facilitar auditorias.

Dicas para evitar problemas durante a contingência

• Monitore frequentemente o status da SEFAZ: Alguns sistemas de ERP oferecem monitoramento automático que pode alertar sobre indisponibilidades.
• Treine sua equipe: Garanta que todos os envolvidos no processo de emissão saibam como ativar e operar em contingência.
• Mantenha backups atualizados: Isso inclui sistemas de emissão e dados fiscais para evitar perdas durante falhas.

A contingência NF-e é uma solução crucial para manter as operações funcionando mesmo em situações adversas. Seguir o passo a passo descrito aqui garante que sua empresa continue emitindo notas fiscais e evitando atrasos ou problemas com a fiscalização.

Agora que você já sabe como agir, implemente práticas de monitoramento e treinamento para que sua equipe esteja preparada para lidar com esses momentos sem estresse.

Planejamento é a chave para o sucesso!

Se precisar de mais informações ou soluções personalizadas para o seu negócio, entre em contato conosco. Estamos prontos para ajudar!

Assim vamos juntos manter um ambiente de trabalho mais seguro, dinâmico e inclusivo, até que TODOS GANHEM E GANHEM SEMPRE.

Até breve! 😉