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Se você atua no comércio ou na logística, certamente já se deparou com os códigos GTIN/EAN. Em setembro de 2024, esses códigos se tornaram ainda mais cruciais devido à nova legislação que exige a inclusão do GTIN (Global Trade Item Number) nos documentos fiscais eletrônicos para produtos comercializados no Brasil. Esta mudança impacta diretamente empresas de todos os portes e requer adaptações nos sistemas de gestão. Hoje, vamos explorar o que são os códigos GTIN/EAN, o que estabelece a nova legislação, os critérios para sua implementação.

O que é GTIN/EAN?

O GTIN é um número global de identificação de itens comerciais, expresso por meio de um código numérico, esse código numérico é projetado para identificar de maneira única qualquer produto comercializado. Representado em forma de código de barras, o GTIN facilita a leitura e o gerenciamento de produtos ao longo de toda a cadeia de suprimentos. 

Por que o GTIN/EAN é importante?

A adoção do GTIN/EAN oferece diversos benefícios tanto para as empresas quanto para toda a cadeia de suprimentos, como:

• Padronização: Os códigos permitem que produtos sejam reconhecidos de maneira única em qualquer lugar do mundo, melhorando a eficiência nas transações comerciais.
• Facilidade nas Operações: O uso de GTIN/EAN simplifica o controle de estoque, vendas, faturamento e logística, favorecendo a leitura automatizada dos itens.
• Aprimoramento no Relacionamento com Fornecedores e Parceiros: Ao adotar esses padrões globais, a empresa se alinha a normas reconhecidas, facilitando a integração com os sistemas de fornecedores e parceiros comerciais.

Existem diferentes formatos para o código GTIN, dependendo do tipo de produto e do mercado, sendo os mais comuns:

• GTIN-13 (EAN-13): Código de 13 dígitos amplamente usado em produtos de varejo.
• GTIN-8 (EAN-8): Código de 8 dígitos para itens pequenos.
• GTIN-14: Para identificar unidades logísticas, como caixas ou pallets.
• GTIN-12: Também conhecido como UPC, é muito utilizado nos Estados Unidos

A nova lei do GTIN/EAN

A nova lei que entrou em vigor em setembro estabelece a obrigatoriedade da inserção do GTIN nos documentos fiscais eletrônicos, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e). Este movimento visa a padronização da identificação de produtos em todo o Brasil, trazendo uma série de benefícios para as empresas.

Principais impactos da lei:

• Obrigatoriedade para vários setores: A nova regulamentação se aplica a todas as empresas que comercializam produtos com código de barras. Independentemente do porte da empresa, os itens que forem comercializados devem ser cadastrados com um código GTIN válido nos documentos fiscais.
• Fiscalização mais rigorosa: A Receita Federal e os órgãos estaduais de fiscalização agora possuem ferramentas mais eficientes para verificar a conformidade dos produtos comercializados. Empresas que não cumprirem a nova regulamentação podem sofrer penalidades, como multas e restrições no processo de emissão de notas fiscais.
• Padronização nacional: A obrigatoriedade do GTIN padroniza a identificação de produtos em todo o país, facilitando a gestão de estoques, vendas e transporte de mercadorias.

Critérios para a implantação do GTIN/EAN

Para estar em conformidade com a nova legislação, é fundamental seguir os seguintes critérios de implantação:

• Verifique se seus produtos precisam do GTIN/EAN – Consulte a nova norma para identificar se sua categoria de produto está inclusa na obrigatoriedade e entre em contato com seu contador.
• Registro na GS1 Brasil – A GS1 é a entidade responsável pela padronização dos códigos GTIN, para implementar esses códigos é preciso registrar-se na GS1 Brasil (https://www.gs1br.org/). Após o registro, sua empresa receberá um prefixo único que permitirá a criação dos códigos GTIN para seus produtos.
• Atribuição de Código Único a Cada Variação do Produto – Cada variação de produto (como tamanho, cor e modelo) deve ter um código GTIN distinto, isso é essencial para um controle preciso de estoque e para atender às exigências da nova lei.
• Geração e Impressão de Códigos de Barras – Após a atribuição dos códigos, eles precisam ser convertidos em códigos de barras, que serão impressos nas embalagens dos produtos.
• Atualização de Etiquetas e Embalagens – Assegure-se de que os códigos de barras estejam adequadamente posicionados nas embalagens, possibilitando a leitura fácil por leitores de código de barras. Um posicionamento incorreto pode resultar em dificuldades de leitura, tanto no ponto de venda quanto na gestão de estoques.

Como implementar o GTIN/EAN no seu sistema de gestão

Para cumprir as novas obrigações fiscais e gerenciar seus produtos de forma eficiente, é crucial atualizar o sistema de gestão da sua empresa. A seguir estão algumas etapas práticas para realizar essa implementação:

• Cadastro ou Atualização dos Produtos no Sistema ERP – Registre ou atualize todos os produtos no seu sistema ERP com os códigos GTIN. A entrada correta dessas informações é imprescindível para garantir que as notas fiscais sejam emitidas de acordo com a nova legislação.
• Sincronização com Fornecedores e Parceiros – Compartilhe os códigos GTIN com seus fornecedores, distribuidores e parceiros. Isso assegura que os produtos sejam corretamente identificados em toda a cadeia de suprimentos, facilitando a gestão de estoque e logística.
• Treinamento da Equipe – Capacite sua equipe para entender a importância do GTIN e como utilizar o código de forma correta. Ter uma equipe bem treinada é vital para assegurar que a emissão de notas fiscais ocorra sem complicações.
• Atualização do Sistema ERP – Certifique-se de que seu sistema de gestão esteja atualizado e preparado para incluir os campos de cadastro do GTIN e realizar a emissão de documentos fiscais de acordo com a nova legislação.

A nova lei que já esta em vigor trouxe mudanças significativas para as empresas que comercializam produtos no Brasil, tornando obrigatória a inclusão do GTIN nos documentos fiscais. Essa medida exige que as empresas se adequem e implementem um controle rigoroso sobre a identificação dos seus produtos.

O SysFAT já está atualizado para receber os códigos GTIN/EAN!

Aqui na JRC estamos sempre atentos às mudanças legais e às necessidades dos nossos clientes. Por isso, atualizamos o nosso sistema ERP SysFAT para suportar o cadastro e a emissão de documentos fiscais com os códigos GTIN/EAN. Com o SysFAT, você pode cadastrar seus produtos com os códigos corretos, gerenciar seu estoque de maneira eficiente e emitir notas fiscais em conformidade com a nova legislação.

Entre em contato conosco e fique tranquilo sabendo que sua empresa estará em conformidade com as novas normas!

E assim vamos juntos criando um ambiente de trabalho mais dinâmico e inclusivo, até que TODOS GANHEM E GANHEM SEMPRE.  

Até Breve!😉